Découvrez dans cet article tous les atouts du secrétariat externalisé.
Une assistante indépendante est un chef d’entreprise qui prend en charge des missions administratives ponctuelles ou régulières qui ne nécessitent pas d’embauche.
Les assistants et les simulateurs de l’URSSAF vous aideront à déterminer si la charge de travail que vous souhaitez déléguer permet un recrutement ainsi que le coût de cette embauche.
Car depuis le 1er juillet 2014 (sauf dérogation) un salarié ayant un contrat de travail (CDD, CDI) doit effectuer au moins 24 heures par semaine.
La secrétaire freelance propose des prestations qui n’engagent pas dans la durée. Elle met aussi à la disposition de sa clientèle son expertise et son matériel. Et enfin elle s’engage sur la discrétion des données et le respect des délais.
Recourir à un secrétariat à distance apporte donc de nombreux avantages
- La simplicité, car il n’y a pas de contraintes liées au recrutement, ni de formation, ni de mise à disposition d’un poste de travail.
- Une importante flexibilité, en effet une assistante indépendante peut vous accompagner selon vos besoins. Vous pouvez y avoir recours par exemple en cas de surcharge de travail, de remplacement de congés ou encore une mission régulière. Et bien évidemment, tout ceci ne vous engage pas dans la durée.
- La maîtrise du budget, il n’y a pas de coûts cachés comme les congés payés, les charges sociales ou encore le matériel (ordinateur, imprimante, téléphone…). À l’évidence, une télésecrétaire possède son propre matériel et fixe en amont avec ses clients le coût de la prestation en fonction des missions qui lui sont confiées.
L’avancée des nouvelles technologies, la dématérialisation et les plateformes collaboratives facilitent grandement l’exécution de missions à distance par l’assistante indépendante.
Cinq missions que vous pouvez facilement confier à une secrétaire freelance.
🔑 Mise en place d'un système de classement et d'archivage
Pour être qualifiée d’efficace, une méthode de rangement doit vous permettre de retrouver facilement et rapidement les documents recherchés. En d’autres termes vous faire gagner du temps, car chaque chose est à sa place. Pour être efficace, elle doit être fiable, compréhensible, simple et à jour.
Je recommande un classement vertical (classeurs, boites à archives, dossiers suspendus), car il facilite l’accès à l’information. Une codification couleur parce que c’est simple, personnalisable et la recherche est rapide grâce au repérage instantané.
🔑 Gestion commerciale, devis, factures, relances clients
👉 Établir les devis et les factures sans retard.
👉 Analyser les propositions non retenues.
👉 Suivre le règlement des factures et effectuer la relance client.
Tout cela permet de réduire les retards de paiement, d’éviter les impayés donc d’améliorer la trésorerie.
Les outils bureautiques, les logiciels de bases de données et de traitement de texte facilitent la planification, le suivi et l’automatisation de l’ensemble de ces tâches.
🔑 Collecte de documents pour le comptable
Les pièces justificatives sont les documents de base de la saisie des écritures comptables. Sans ces documents, votre expert-comptable ne pourra pas effectuer sa mission. La collecte de ces documents, le contrôle de leur exhaustivité puis le classement chronologique sont autant de tâches fastidieuses et longues à effectuer.
Les fréquences de transmission sont de manière générale si votre entreprise
- N’est pas assujettie à la TVA, 1 à 2 fois par an
- Est assujettie à la TVA, sans salarié 1 fois par trimestre, avec salarié 1 fois par mois
Mais dans l’idéal, il faut définir avec l’expert-comptable responsable de votre dossier les fréquences et les modalités les mieux adaptées à votre structure.
🔑 Création d'outils de suivi sur Excel
Un suivi régulier des indicateurs vous permet de gagner en réactivité, et ainsi d’adapter votre stratégie en fonction de vos objectifs.
Voici les étapes que je vous propose pour créer un tableau Excel :
- Définition de vos objectifs,
- Choix des indicateurs de performances afin d’évaluer les axes de progrès (maximum 10 pour être lisible),
- Création du tableau de bord, test, ajustement puis lancement de la version définitive,
- Définition de la fréquence de suivi,
- Saisie des données
🔑 Conception créative de documents
✔ Une brochure à distribuer à vos prospects
✔ Un mailing à vos clients pour leur souhaiter les vœux, leur annoncer une nouveauté, les tenir informés de votre actualité, les inviter à un salon auquel vous participez.
Tous ces documents véhiculent votre image de marque, et leur mise en page est souvent très longue à réaliser.
Pour conclure une bonne organisation administrative c’est plus de
👌 rapidité
👌 sécurité
👌 facilité
👌 efficacité
plaisir à travailler
Parce que vos résultats dépendent aussi de votre gestion administrative, évitez de vous laisser déborder par votre « paperasse ». Le choix d’un secrétariat externalisé va vous permettre de vous recentrer sur votre métier.
Sylvie Bonnaventure