Une lettre de relance pour une facture impayée est un moyen d’inciter votre débiteur à s’acquitter de sa dette, en lui signalant que le délai de paiement que vous lui avez accordé est dépassé.
Sommaire
Quand rédiger une lettre de relance ?
lorsqu’une facture n’est pas réglée en temps et en heure, la première étape d’un recouvrement à l’amiable est la lettre de relance .
À partir du moment où la facture arrive à l’échéance, vous pouvez considérer que votre client est en retard de paiement, et donc envisager de lui faire parvenir une lettre ou un courriel de relance.
Néanmoins, avant la rédaction de celle-ci, il est important de prendre en compte la qualité et l’ancienneté de la relation commerciale, ainsi que la fréquence des retards de règlements des montants dus, afin de ne pas vexer votre client.
Comment rédiger une lettre de relance ?
Dans la majorité des cas le courrier de rappel pour une facture non payée, va corriger une erreur, car bien souvent il s’agit d’un simple oubli. La bonne foi du client n’est que très rarement à remettre en doute.
Mais une lettre de relance peut également favoriser l’ouverture d’un dialogue avec votre client. Elle peut l’encourager à vous faire part de ses difficultés financières, et ainsi vous permettre de trouver ensemble une solution. La mise en place d’un échéancier afin d’étaler le règlement du restant dû par exemple.
Un ton courtois, mais ferme est donc à privilégier. Attention, car certains comportements sont sanctionnés par la loi (menaces, pressions, harcèlement…).
La lettre de relance doit avant tout être claire, précise, concise et contenir à minima les éléments suivants :
⏩ Le numéro et la date de la facture
⏩ Le montant TTC de la facture
⏩ La date d’échéance
⏩ Une demande de règlement dans les meilleurs délais
Il est également conseillé de joindre un duplicata de la facture concernée, afin de faciliter les recherches de votre client.
Pourquoi rédiger une lettre de relance ?
La gestion des relances est certes une mission laborieuse, mais effectuer des rappels pour retard de paiement est une tâche qu’il ne faut pas négliger.
En effet, mettre en place un suivi régulier et un contrôle précis et efficace des versements, démontre à vos clients votre sérieux et votre rigueur. De plus, une première relance est très souvent suffisante pour amener votre débiteur à s’acquitter de sa dette.
Cela va donc vous aider à :
✅ Éviter les impayés des clients à risque
✅ Réduire le délai moyen de paiement, en réparant les erreurs et les oublis
✅ Améliorer votre trésorerie, car mécaniquement la réduction des délais de paiement sécurise les disponibilités
Quels sont les avantages à l'externalisation des relances d'impayés ?
Avantages
#1 : Encaissement rapide
#2 : Économie de temps
#3 : Relation client préservé
Ou comment éviter les factures impayées en s’appuyant sur un partenaire extérieur ?
Afin de vous assurer la réduction de vos délais d’encaissement, je vous propose la personnalisation de votre procédure de rappel de la façon décrite ci-dessous, :
- Identification des profils types de vos clients
- Mise en place de différent scénario de relance en fonction des profils définis au préalable
- Suivi régulier de l’ensemble des factures clients arrivant à échéance
- Envoi des courriers de rappel
Sylvie Bonnaventure